Многие считают, что общение начинается со знакомства, приветствия. Но никакого знакомства не произойдет, если человек не будет к нему готов. Без потребности в другом человеке, без определенного настроя общение не состоится. Таким образом, собственно общению предшествует этап формирования потребности в общении. Это кажется настолько очевидным, что оказывается вне поля нашего зрения.
В некотором смысле общение начинается еще до личной встречи, в процессе предварительной подготовки. Это может быть психологическая настройка на разговор, подбор и анализ необходимой документации. Конечно, далеко не все деловые встречи планируются заранее, многие из них происходят внезапно.
То, как мы начинаем общение с человеком, во многом определяет характер и результаты нашего взаимодействия.
Рекомендации:
♦ Обязательно готовьтесь к каждому серьезному разговору. Продумывайте, какие благоприятные условия можно создать для коммуникации, включая выбор места, времени, предварительную договоренность. Последовательно реализовывайте намеченное.
♦ Перед началом разговора нужно четко сформулировать, какого результата вы стремитесь достигнуть при встрече:
— проинформировать (описать, рассказать, отчитаться) конкретно и беспристрастно;
— убедить — склонить собеседника к своему мнению, использовав нужные аргументы и доказательства;
— внушить — обратиться не только к разуму, но и к чувствам собеседника;
— побудить к действию — убедить собеседника в необходимости действия.
♦ Следует помнить, что ошибки в определении целей общения могут приводить к непредсказуемым результатам. Все речевое поведение говорящего строится в расчете на определенную реакцию собеседника.
♦ Важно предвидеть:
— отношение собеседника к себе самому;
— отношение к той информации, которая станет предметом обсуждения;
— эффект, который может оказать сообщение на слушателя.
Деловое общение, несомненно, должно быть целенаправленным и результативным. Его успешность во многом зависит от того, как сложатся отношения собеседников. В выигрышном положении оказывается тот, у кого четкое понимание собственного намерения сочетается со стремлением к пониманию партнера. Этим предопределяется эффективность взаимодействия.
Чтобы беседа была продуктивной, с самого начала необходимо:
- установить контакт с собеседником;
- создать благоприятную атмосферу для беседы;
- привлечь внимание партнера;
- пробудить интерес к беседе.
Установление контакта с собеседником составляет главное содержание первой фазы общения. Впрочем, в определенной степени фундамент первого впечатления закладывается еще до момента встречи с помощью тех сведений, которые мы предварительно получаем. Если нам сообщили, что собеседник дружелюбен, мы заранее готовы проявить при встрече расположение.
Под контактом понимается наличие симпатии между собеседниками, желание взаимодействовать, доверие и искренность.
Контакт означает взаимную направленность собеседников, взаимное внимание. Наблюдая за первыми моментами встречи, можно отметить следующие особенности невербального поведения: частый и долгий взгляд в глаза собеседника, с помощью которого люди пытаются получить первое впечатление о визави, а также преимущественно позитивное выражение лица. Если его нет — нет полноценного общения. Если вам не удалось привлечь внимание собеседника, следует либо добиться этого, либо отказаться от общения, так как вы не сможете достичь желаемых целей. Лучше подготовить следующую встречу с учетом состояния и интересов партнера.
Контакт чаще всего является первым видимым этапом общения. В нем активная сторона пытается привлечь внимание другой стороны, которая может быть в этот момент либо нейтральной, либо также стремящейся к общению, либо враждебной. Очевидно, что возможность установления контакта в этих случаях неодинакова. Переключение внимания на себя может оказаться очень непростой задачей. Для первоначального привлечения внимания используются различные приемы. Можно просто толкнуть потенциального партнера общения, можно улыбнуться ему, что-то спросить. Одним словом, существует великое множество способов наладить контакт, но, увы, для полноценного общения его надо еще и удержать.
Удержание контакта с другим человеком в процессе общения достигается различными способами. Самым простым, но не самым надежным является прямой призыв к вниманию. Можно просто начать говорить громче или немного тише, но эти приемы помогают привлечь внимание только на короткий срок.
Существуют ли более надежные приемы удержания внимания собеседника, поддержания контакта? Да, существуют.
Рекомендации:
♦ Самым надежным приемом удержания внимания собеседника является интерес вашего партнера к предлагаемой ему теме разговора. Можно привлечь внимание партнера какой-то необычной информацией, особенно если она относится к сфере его интересов. Знаменитый Дейл Карнеги многократно подчеркивает, что, желая привлечь внимание другого человека, следует исходить из его интересов. Постарайтесь предугадать, что заинтересует слушателя в ваших словах, а затем говорите в русле этой темы. Большинство людей симпатизируют тем, кто кажется им открытым и благожелательным и искренне интересуется их делами.
♦ Беседу лучше начинать с приветливого взгляда и доброжелательного тона, говорить простым, ясным, четким языком. Пространное изложение информации усложняет восприятие партнером сути высказывания.
♦ Собеседники, как правило, наиболее внимательно выслушивают начало разговора. Поэтому первые фразы, которые вы адресуете собеседнику, лучше готовить заранее, чтобы они своей нестандартностью привлекли внимание к вам и вашей идее. Привлечь и удержать внимание слушателя можно с помощью интонации и скорости речи. Снять напряженность, которая очень часто присутствует в начале беседы, можно, сказав несколько теплых, приятных фраз. Для создания благоприятной атмосферы выражайте собеседнику одобрение, избегайте критических высказываний и оценок его поведения. Следует избегать категоричности суждений, корректно излагать суть дела, контролируя собственное речевое поведение. Доброжелательный тон, спокойная, уверенная манера держаться, эмоциональная уравновешенность произведут благоприятное впечатление. Успешному взаимодействию помогает способность понимать и чувствовать эмоциональное состояние другого человека, сопереживать ему. Такой человек вызывает у собеседника доверие, симпатию, что способствует плодотворному контакту.
♦ Если вы умеете «встроиться» в интересы другого человека, то контакт с ним в значительной мере вам обеспечен.
